Le logiciel DocuWare est un système de Gestion Electronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise (GEIDE – GED). Il est capable de traiter automatiquement tout type de document, quelle qu‘en soit la source, en suivant des procédures internes strictes de contrôle. DocuWare permet d‘importer, de classer et d’archiver les documents, en créant une indexation plein texte et de les rendre facilement accessibles en vue de leur traitement ultérieur.
Les fonctions complémentaires à l’archivage garantissent la sécurité et le contrôle de l’accès aux informations. Enrichi de fonctions de Workflow intégrées, d‘administration de contenu Web et d‘intégration universelle, DocuWare représente un outil puissant de gestion de contenu d‘entreprise (ECM) en mesure de satisfaire à toutes les exigences en répondant à tous les besoins exprimés en matière de GEIDE, quelque soit le type d’organisation.
DocuWare répond tout aussi bien aux besoins d’un utilisateur unique qu’aux besoins en solutions de tous les services et de toutes les filiales d’un groupe.
Vos documents papier
Avec DocuWare, la capture des documents papier devient un jeu d‘enfant. Le logiciel de GED contrôle vs scanners et intègre vos copieurs numériques. La fonction intégrée de reconnaissance optique de caractères (ROC) analyse mot par mot de manière effi cace les documents contenus dans une armoire d’archivage électronique. DocuWare lit automatiquement les termes clés, tels que les codes barres, les noms ou adresses des expéditeurs, et les met à disposition comme mots clés de recherche. Il est aussi possible de lier les informations à des bases de données externes.
Votre correspondance électronique
DocuWare stocke de manière automatique les e-mails et les pièces attachées dans des archives de documents centralisées. L‘archivage des documents ne s‘effectue pas de manière séparée. La gestion documentaire permet ainsi d´alléger les systèmes de messagerie électronique et de simplifi er vos tâches de gestion.
Vos documents commerciaux
DocuWare archive les données et tous types de documents commerciaux sous un format qui les protège contre les modifi cations. Le transfert des données s‘effectue par le biais d‘interfaces universelles. Les systèmes perfectionnés, tels ceux de SAP et de Navision, se connectent par le biais d‘interfaces certifiées. Grâce à la reconnaissance de codes barres et à l´intégration des mots clés des bases de données externes DocuWare archive automatiquement les factures entrantes.
Fichiers Office, fichiers CAO...
DocuWare détecte la présence de nouveaux fichiers dans les dossiers et les importe automatiquement. Sous Microsoft Office, les fichiers qui viennent d’être traités sont immédiatement entreposés dans l’archive centrale grâce à un module complémentaire. De puissantes fonctions viennent compléter les critères de classement en vue de l’archivage et assurent l’indexation plein texte. Un kit développeur permet d’intégrer DocuWare à toutes sortes d’applications.
Des archives centralisées
Il est possible d‘accéder aux archives centralisées à partir d´un PC connecté à Internet où à un intranet. Quels que soient leur type et leur origine, les documents sont immédiatement retrouvés, mis à disposition et classés de manière thématique ou grâce à la recherche plein texte. Ces archives sont intégrées aux autres applications par le biais d‘interfaces standards et d‘outils de programmation.
Un accès universel
- Une intégration en souplesse des bases de données complexes
- L’adoption automatique des critères de classement
- Une indexation plein texte
- Le contrôle des procédures à l‘aide de certificats électroniques
- La gestion hiérarchique de l’archivage et une gestion distribuée des données
- Une prise en charge des CD, DVD et juke-boxes Un archivage autonome sur CD ou DVD avec le logiciel de recherche
