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Les administrateurs ont besoin d'un outil pour surveiller le parc d'imprimantes et pour gérer et contrôler la sécurité de manière centralisée.
Lors de l'impression et de la numérisation, les données personnelles et confidentielles peuvent être rapidement dupliquées et diffusées. Les personnes non autorisées peuvent donc consulter sans entrave des données dignes de protection.
Le potentiel de sécurité d'une imprimante moderne ne peut être pleinement exploité sans un logiciel adapté.
La sécurité signifie que tout dispositif sur le réseau peut être utilisé pour viser des commandes tout en se conformant aux dernières politiques de sécurité.
Lors de la création de nouveaux documents ou de la numérisation, l’acheminement intelligent est un avantage. Une archive protège les nouvelles données et le classement direct permet d'éviter les erreurs.
L'impression en mode "pull" est appelée "Print&Follow" chez Kyocera et permet aux utilisateurs de ne libérer leurs travaux qu'après s'être authentifiés par un identifiant, un code PIN, un nom d'utilisateur et un mot de passe ou via une application mobile.
Au niveau de l'administration, les informations sont enregistrées dans un journal et peuvent aider à résoudre un problème de sécurité en cas d'urgence.