Erklärung zum Datenschutz

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Grundsätze und Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Einzelpersonen, d.h. Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und deren Mitarbeitern sowie von Nutzern, die Social-Media-Kanäle besuchen, durch die Kyocera Document Solutions Europe Management B.V. Zürich Branch („KDCH“) sowie von Nutzern der Kyocera-Schweiz-Website durch die Kyocera Document Solutions Europe Management B.V. („KDEM“)     

KDCH behält sich das Recht vor, diese Erklärung von Zeit zu Zeit zu ändern.  

Die KYOCERA-Websites und "Verantwortlicher“ im Sinne des Datenschutzrechts ist 

Kyocera Document Solutions Europe Management B.V. Zürich Branch 
Hohlstrasse 614 
8048 Zürich 
E-Mail: compliance@dch.kyocera.com 

 "Verantwortlicher“ im Sinne des Datenschutzrechts bei Nutzung der Kyocera-Schweiz Website ist 

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. 
Beechavenue 25 
1119 RA Schiphol-Rijk, (KDCH und KDEM nachfolgend gemeinsam “Kyocera“). 

Einführung

Wir bearbeiten Personendaten nach den Vorgaben des schweizerischen Datenschutzgesetzes (nachfolgend "DSG") und, sofern und soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (nachfolgend "DSGVO"). Sofern wir es für sinnvoll erachten, können wir Ihnen in Ergänzung zu dieser Datenschutzerklärung zusätzliche Datenschutzerklärungen bereitstellen. 

In dieser Erklärung erläutert wir:

• Warum und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Personendaten verarbeiten 
• An wen wir Ihre Personendaten weitergeben 
• In welche Länder wir Ihre Personendaten übermitteln 
• Wie lange wir Ihre Personendaten aufbewahren 
• Welche Rechte Sie haben, wenn wir Ihre Personendaten verarbeiten 
• Wie Sie uns kontaktieren können und andere wichtige Informationen 
  

Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten? 

a.    Bereitstellung der Websites 

Damit Sie auf die Website von Kyocera-Schweiz zugreifen und diese nutzen können, verarbeitet Kyocera Ihre IP-Adresse, die angeforderte URL, Informationen über Ihren Browser, Ihr Betriebssystem, Ihren Internet Service Provider, Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf die Websites sowie die Website, die Sie vor dem Zugriff auf die Websites von Kyocera-Schweiz besucht haben. Kyocera verarbeitet diese Daten, um den Inhalt seiner Websites auf Ihrem Endgerät bereitzustellen. Kyocera überträgt diese Daten in die AWS-Cloud in Irland für Fälle, die möglicherweise eine Behebung und Fehlerbehebung erfordern, und speichert diese Daten für 7 Tage. 
Kyocera verarbeitet diese Daten auf der Grundlage seines berechtigten Interesses, seine Websites der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

b.    Cookies

Für weitere Informationen über die Verwendung von Cookies und anderen verwandten Technologien auf unseren Websites lesen Sie bitte unsere Cookie-Erklärung. 

c.    Newsletter 

Wenn Sie ein Geschäftspartner oder Kunde von KDCH sind oder wenn Sie den Newsletter abonniert haben, verarbeitet KDCH Ihre Kontaktdaten, z. B. Name und E-Mail-Adresse, um unseren Newsletter zu versenden und ähnliche Produkte und Dienstleistungen von Kyocera zu bewerben.  Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie Sie den Newsletter abonnieren oder bis wir Ihren Widerspruch erhalten. Danach werden wir Ihre Kontaktdaten aus unseren Verteilerlisten entfernen. Sie können diesen Dienst ganz einfach abbestellen, indem Sie auf die in jedem Newsletter enthaltene Schaltfläche zum Abbestellen klicken. 

d.    Kontaktformular und E-Mail 

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, z. B. über eines unserer Online-Kontaktformulare oder per E-Mail, verwendet KDCH Ihre Personendaten, um Ihre Anfragen zu beantworten, z.B. um Ihnen Unterstützung in Bezug auf unsere Produkte und Dienstleistungen zu bieten. Wenn Sie uns Ihre Kontaktdaten zur Verfügung stellen, z. B. um Ihnen Whitepapers oder Newsletter per E-Mail zuzusenden, verwendet KDCH Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen diese Whitepapers oder Newsletter zuzusenden. Sie können diesen Service ganz einfach abbestellen, indem Sie auf die in der E-Mail enthaltene Schaltfläche zum Abbestellen klicken. KDCH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage seines berechtigten Interesses, Anfragen von (potenziellen) Kunden zu beantworten.  

e.    MyKyocera 

Wenn Sie geschäftlich mit KDCH zu tun haben, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, sich bei Ihrem MyKyocera-Konto anzumelden, um auf Inhalte zuzugreifen und/oder Geschäfte mit uns zu tätigen. Um Ihre Registrierung zu bearbeiten, Ihr Konto zu verwalten und die angeforderten Inhalte zu liefern, verarbeitet KDCH bzw. ihre diesbezüglichen Dienstleister Ihren Namen, Ihren Firmennamen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und Ihre berufliche Funktion von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber. Entweder haben Sie uns Ihre persönlichen Daten direkt zur Verfügung gestellt, oder Ihr Arbeitgeber hat dies getan. KDCH verarbeitet diese Personendaten, da die Verarbeitung für Kyocera erforderlich ist, um seinen vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten an unsere Tochtergesellschaften und Drittanbieter weiter, um unsere vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen, z. B. die Lieferung von gekauften Produkten. 

f.    Personendaten aus geschäftlichen Kontaktinformationen 

KDCH kann auch personenbezogene Daten aus geschäftlichen Kontaktinformationen wie Name, Firmenname, geschäftliche E-Mail-Adresse und berufliche Funktion verarbeiten, die Sie oder Ihr Arbeitgeber uns zur Verfügung stellen oder die wir von Ihrer Organisation, unseren Lieferanten oder unseren Geschäftspartnern als Teil eines Vertrags anfordern. KDCH verarbeitet diese, da diese Verarbeitung erforderlich ist, um mit Ihnen über geschäftliche Angelegenheiten und den Verkaufsprozess zu kommunizieren sowie Ihren Vertrag, Ihre Rechnungshistorie, die Rechnungsstellung und Zahlungsverpflichtungen zu verwalten. 

g.    Soziale Medien

KDCH nutzt jeweils verschiedene Social-Media-Kanäle, um Informationen zu verbreiten und mit Nutzern auf den folgenden Social-Media-Portalen zu interagieren, und zwar jeweils auf der Grundlage seines berechtigten Interesses an der Nutzung aktueller Kommunikationsmittel. Bitte beachten Sie, dass KDCH jeweils die Mittel und Zwecke der jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten nur teilweise bestimmt. Für weitere Informationen zu den Datenverarbeitungsaktivitäten von Social-Media-Anbietern, einschliesslich der Erstellung von Profilen zu Marketingzwecken, der Übermittlung personenbezogener Daten ausserhalb der EU usw., und darüber, wie Sie Ihre Rechte als betroffene Person ausüben können, folgen Sie bitte dem Link des jeweiligen Social-Media-Anbieters. 

I.    LinkedIn 

KDCH und LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland) erkennen an und vereinbaren, dass wir Ihre personenbezogenen Daten als gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeiten, wenn Sie die LinkedIn-Präsenz von Kyocera-Schweiz besuchen (verfügbar unter https://www.linkedin.com/company/kyoceraschweiz/).Weitere Einzelheiten finden Sie in der von uns geschlossenen Vereinbarung über die gemeinsame Kontrolle (abrufbar unter https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum). Weitere Informationen darüber, wie LinkedIn Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, finden Sie unter https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?src=li-other&veh=www.linkedin.com. Wenn Sie der Datenverarbeitung durch LinkedIn widersprechen möchten, empfehlen wir Ihnen, die Datenschutzeinstellungen in Ihrem Benutzerkonto anzupassen oder LinkedIn direkt zu kontaktieren. KYOCERA wird Sie bei der Ausübung Ihres Rechts im Rahmen der Möglichkeiten unterstützen. 

II.     Youtube 

KDCH  hat einen Kanal auf Youtube (verfügbar unter https://www.youtube.com/@kyoceradocumentsolutionssc9229)Zudem haben wir auf unserer Website Videos des Anbieters YouTube eingebunden (YouTube LLC, 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA, vertreten durch Google Inc. mit Sitz in 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Weitere Informationen darüber, wie Youtube und die Muttergesellschaft von YouTube, Google LLC, Ihre persönlichen Daten verarbeiten, finden Sie unter www.google.de/intl/de/policies/privacy/ . 

h. Kyocera-Veranstaltungen 

Wenn Sie sich für eine unserer Veranstaltungen anmelden, verwendet KDCH Ihre Personendaten, um Sie für die Veranstaltung anzumelden und Ihre Präferenzen zu erfassen, z. B. Ankunfts- und Abreisezeit, Unterkunft, Essenswünsche usw. KDCH gibt Ihre Personendaten an unsere Partner im Veranstaltungsmanagement weiter, z. B. an Hotels und Reisebüros, um die notwendigen Arrangements für die jeweilige Veranstaltung zu treffen. Wenn Sie während einer unserer Veranstaltungen Ihre Kontaktdaten angeben, z. B. damit unser Vertriebsteam Sie kontaktieren und/oder Ihnen Marketing-E-Mails schicken kann. Wir verwenden Ihre Personendaten, um Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen zu informieren und/oder um Ihnen Marketing-E-Mails zu senden. Kyocera verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung. Wir speichern Ihre Personendaten so lange, wie Sie sich für die Marketingkommunikation anmelden oder bis wir Ihren Widerspruch erhalten. Danach werden wir Ihre Kontaktdaten aus unseren Marketinglisten entfernen. Sie können diesen Service ganz einfach abbestellen, indem Sie auf die in der E-Mail enthaltene Schaltfläche zum Abbestellen klicken. 

i. Andere

Um Betrug zu verhindern und die Sicherheit unserer Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten, können wir Ihre Daten verwenden. Manchmal müssen wir Ihre Daten verwenden, um rechtliche Ansprüche zu bearbeiten oder um geltende rechtliche Verpflichtungen oder Anfragen von Strafverfolgungsbehörden nachzukommen. 

Mit wem teilen wir Ihre Personendaten? 
 

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V., sowie ihre Schweizer Niederlassung, die KDCH, sind weltweit operierende Unternehmen und verschiedene Funktionen befinden sich in verschiedenen Ländern. Daher kann es sein, dass wir Ihre persönlichen Daten jeweils an die Konzerngesellschaften weitergeben, die eine Dienstleistung für KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. und/oder die KDCH erbringen. Eine Liste unserer europäischen Tochtergesellschaften finden Sie hier. Unser globaler Hauptsitz, KYOCERA Document Solutions Inc., befindet sich in Japan. Für den unter Punkt (c) und Punkt (h) genannten Zweck werden wir Ihre Personendaten an unsere in Ihrem Land ansässige Konzerngesellschaft weitergeben. Wir setzen auch vertrauenswürdige externe Vertreter, Lieferanten und Auftragnehmer ein, um bestimmte Dienstleistungen für uns in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Personendaten zu erbringen, wie z. B. Hosting, Kreditmanagement und Kommunikationsdienstleister. In dem Masse, in dem wir durch ein Gesetz, eine Verordnung oder einen Gerichtsbeschluss zur Offenlegung Ihrer persönlichen Daten verpflichtet sind, müssen wir Ihre persönlichen Daten in Übereinstimmung mit diesem Gesetz, dieser Verordnung oder diesem Gerichtsbeschluss weitergeben. 

Internationale Transfers 

Wir bearbeiten Personendaten grundsätzlich in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). Wir können Personendaten aber auch in andere Staaten exportieren bzw. übermitteln, insbesondere um sie dort zu bearbeiten oder bearbeiten zu lassen. 

Sofern Personendaten im Zusammenhang mit der Erbringung unserer Dienstleistungen in ein anders Drittland übertragen werden, werden wir alle notwendigen Massnahmen gemäss Beschluss des Schweizerischen Bundesrates und -sofern und soweit die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) anwendbar – auch gemäss Beschluss der Europäischen Kommission einen angemessenen Datenschutz gewährleisten.   

Sicherheit Ihrer Daten 

Wir treffen technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Beim Aufrufen unserer Website findet das SSL-Verschlüsselungsverfahren Anwendung.    

Dauer der Aufbewahrung von Personendaten 

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. 

Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger. 

Ihre Rechte 

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) folgende Rechte hinsichtlich Ihrer persönlichen Daten, welche wir bearbeiten.: 

Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten oder nicht, und damit zusammenhängende Informationen über diese Verarbeitungstätigkeit zu erhalten. 

Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, Ihre Personendaten unverzüglich von uns berichtigen oder vervollständigen zu lassen. Wenn Sie ein Konto bei uns eingerichtet haben, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, Ihre Personendaten selbst zu berichtigen oder zu ergänzen. 

Recht auf Vergessenwerden

Sie haben das Recht, dass Ihre Personendaten unverzüglich von uns gelöscht werden. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe beschränkt. Zum Beispiel, wenn Sie Ihre Zustimmung zurückgezogen haben oder wenn Sie Widerspruch einlegen und es keine vorrangigen legitimen Gründe für uns gibt, die Verarbeitung aufrechtzuerhalten. Wenn Sie ein Konto bei uns haben, haben Sie in vielen Fällen die Möglichkeit, Ihr Konto selbst zu löschen; in diesem Fall werden alle Ihre Personendaten dauerhaft gelöscht. 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Personendaten aus bestimmten Gründen einschränken. Dabei handelt es sich um (1) die Zeit, die wir benötigen, um die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Anfrage hin zu überprüfen; (2) wenn Sie anstelle der Löschung einer unrechtmässigen Verarbeitung eine Einschränkung der Nutzung verlangen; (3) wenn Sie personenbezogene Daten in einem Gerichtsverfahren benötigen; oder (4) wenn wir prüfen, ob unsere legitimen Gründe Ihren Widerspruch gegen die Verarbeitung überwiegen. 

Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Personendaten durch uns Widerspruch einzulegen, wenn diese Verarbeitung (1) auf unserem berechtigten Interesse beruht (einschliesslich der Erstellung eines Profils von Ihnen durch uns auf der Grundlage Ihrer Einwilligung); (2) für Zwecke des Direktmarketings; oder (3) für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde. Wir stellen die Verarbeitung Ihrer Personendaten aufgrund Ihres Widerspruchs ein, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten für ein Gerichtsverfahren. 

Datenübertragbarkeit

Wir sind verpflichtet, Sie über Ihr Recht zu informieren, Ihre persönlichen Daten von uns zu erhalten, damit Sie diese persönlichen Daten an einen anderen Dienstanbieter übermitteln können. 

Recht auf Widerruf der Einwilligung

Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie können dies tun, indem Sie sich von dem Dienst, den Sie abonniert haben, abmelden. Sie können dies auch tun, indem Sie uns eine E-Mail an compliance@dch.kyocera.com schicken. Wir werden dann Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft aus unserer Datenbank löschen. 

Einreichung einer Beschwerde

Sie haben das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer Personendaten durch uns einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte http://www.edoeb.admin.ch.

Europäische Datenschutz-Aufsichtsbehörden sind als Mitglieder im Europäischen Datenschutzausschuss (EDSA) organisiert. 

Ausübung Ihrer Rechte und Kontaktaufnahme mit uns 

Bei Kyocera steht Ihnen ein Netzwerk von Datenschutzexperten zur Verfügung, darunter auch ein Konzerndatenschutzbeauftragter, der Ihnen bei Ihren Fragen zur Seite steht. Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder eine Frage zu diesem Dokument haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail oder senden Sie uns einen Brief an die untenstehende Adresse: 

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. Zürich Branch 
z.H. Datenschutzbeauftragte 
Hohlstrasse 614 
CH-8048 Zürich  
E-Mail:  compliance@dch.kyocera.com

Wir werden Sie dann über das Verfahren zur Bearbeitung Ihrer Anfrage informieren. Die Ausübung Ihres Rechts ist kostenlos, und wir sind bestrebt, Ihre Anfrage unverzüglich zu beantworten.