Online-Datenschutzerklärung

Für unser Unternehmen gilt folgende Datenschutzerklärung („Erklärung“): KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V., mit Sitz in der Beechavenue 27, 1119 RA Schiphol-Rijk, Niederlande.

Diese Erklärung betrifft die Erfassung personenbezogener Daten durch KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. Auf den Websites und Portalen, auf denen sie veröffentlicht sind.

Einführung

Wenn Sie unsere Website besuchen, erfassen wir durch den Einsatz von Cookies und ähnlicher Technologien bestimmte Informationen dazu, wie Sie unsere Website nutzen. 

Sie stellen uns Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in einer Reihe  von Situationen zur Verfügung oder wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten über Dritte (z. B. Ihren Arbeitgeber). Wenn Sie sich zum Beispiel anmelden, um eines unserer Whitepapers bzw. unseren Newsletter zu erhalten, um an einer Veranstaltung oder einer Werbeaktion teilzunehmen, wenn Sie sich an unserem Partnerportal registrieren, an einer Online-Umfrage teilnehmen oder telefonisch oder per E-Mail mit uns in Verbindung treten.  

Diese Erklärung erläutert Folgendes im Detail:

• warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten
• auf welcher rechtlichen Grundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten
• an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben
• in welche Länder Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden
• wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren
• welche Rechte Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben 
  

Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten? 

A. Anmeldung zu einer Veranstaltung. Wenn Sie sich über die Website für eine unserer Veranstaltungen anmelden, nutzen wir Ihre Daten für Ihre Anmeldung und, um mögliche Sonderwünsche Ihrerseits, beispielsweise bei der Verpflegung, berücksichtigen zu können. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an unsere Veranstaltungspartner weiter, damit diese die entsprechenden Vorkehrungen für die jeweilige Veranstaltung treffen können.

B. Marketing. Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten für folgende Marketing-Zwecke:
 

1.    Wenn Sie Partner oder Kunde von KYOCERA sind, kontaktieren wir Sie gegebenenfalls mit Werbung für unsere eigenen Produkte und Dienstleistungen. Sie können diesen Service problemlos widerrufen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche zum Abbestellen in der E-Mail.

2.    Wenn Sie uns Ihre Daten übermitteln, um Whitepapers/Newsletter per E-Mail zu erhalten, nutzen wir Ihre Daten, um Ihnen diese zuzusenden. Sie können diesen Service
problemlos widerrufen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche zum Abbestellen in der E-Mail.

3.    Wir zeigen auf unserer Website keine Online-Werbung Dritter an, bewerben jedoch ggf. unsere eigenen Produkte und Dienstleistungen auf den Websites Dritter, auf denen die Datenschutz-/Cookie-Richtlinien dieser Dritt-Websites gelten.

Ihre personenbezogenen Daten sind sicher auf Amazon Web Services (AWS) gespeichert.
 

C. Registrierung auf Website/Portal.  Auf unserer Website, auf der diese Erklärung veröffentlicht wurde, haben Sie ggf. die Möglichkeit, sich zu registrieren, um auf bestimmte Inhalte zuzugreifen und/oder geschäftlich mit uns zu verkehren. Um Ihre Registrierung zu verarbeiten und die gewünschten Inhalte bereitzustellen, verarbeitet KYOCERA folgende personenbezogenen Daten: Name, Firmenname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Tätigkeitsfeld von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber.

D. Online-Umfragen. Gelegentlich bitten wir Veranstaltungsteilnehmer sich an einerUmfrage zur Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen zu beteiligen.Dazu geben wir Ihre Kontaktdaten an unseren Umfragepartner weiter.

E. Kontaktaufnahme. Wenn Sie Kontakt zu uns aufnehmen, z. B. über das Kontaktformular auf unserer Website, oder wenn wir eine Geschäftsbeziehung unterhalten, verwenden wir personenbezogene Daten, um Ihre Anfragen zu beantworten, beispielsweise um Ihnen Support zu unseren Produkten und Dienstleistungen anzubieten.

F. Betrugsprävention und Sicherheit unserer Produkte und Dienstleistungen. Um Betrug vorzubeugen und die Sicherheit unserer Produkte und Dienstleistungen aufrecht zu erhalten, nutzen wir ggf. Ihre Daten.

G. Aufzeichnung von Telefongesprächen. Wenn Sie uns anrufen, zeichnen wir das Gespräch ggf. zu Schulungszwecken und zur Verhinderung von Betrug auf. Wir informieren Sie im Vorfeld, sollte das Gespräch tatsächlich aufgezeichnet werden.

H. Verbessern unseres Internetauftritts. Wir nutzen personenbezogene Daten, um die Nutzung unserer Websites, Produkte und Dienstleistungen zu bewerten, um unseren Internetauftritt für Sie zu verbessern.

I. Rechtliche Gründe. Mitunter müssen wir Ihre Daten zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen verwenden oder, um geltende gesetzliche Auflagen zu erfüllen bzw. Anfragen von Strafverfolgungsbehörden nachzukommen.

Auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
 

1. Einwilligung. Für die Marketing-Aktivitäten unter (B)(ii) und (iii) bitten wir um Ihre Einwilligung. Sie können Werbung von uns jederzeit wieder abbestellen.

Im Rahmen von Zweck (G) müssen wir zur Verbesserung unserer Produkte, Dienstleistungen und Kommunikation in der Lage sein, unsere Performance zu bewerten.  

2. Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Massnahmen.

Im Rahmen von Zweck (A) müssen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten können, um Sie für die betreffende Veranstaltung registrieren zu können und um Ihre Sonderwünsche für die Veranstaltung verwalten zu können.

Zu Zweck (C) ist es für die Geschäftsbeziehung unabdingbar, dass ein Ansprechpartner des Geschäftspartners das Konto verwaltet. Ihre personenbezogenen Daten wurden entweder von Ihnen selbst oder von Ihrem Unternehmen bereitgestellt.

Im Rahmen von Zweck (E) müssen wir natürlich Ihre Anfragen beantworten und den für unsere Produkte und Dienstleistungen erforderlichen Support bereitstellen können.

3. Berechtigtes Interesse. Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Zwecke unter A – H ist unser berechtigtes geschäftliches Interesse. Die Gründe im Einzelnen:

• Im Zuge der Marketing-Aktivitäten unter Zweck (B)(i) haben wir ein berechtigtes Interesse, Sie zu kontaktieren. Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung bei uns bestellt haben, ist es unser berechtigtes Interesse, Sie über die Verfügbarkeit ähnlicher Produkte oder Leistungen informieren zu können.
  
• Im Rahmen von Zweck (D) ist es uns wichtig, die Möglichkeit zu haben, Feedback zu unsren Produkten und Leistungen zu erhalten. Wenn Sie das nicht möchten, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zu diesem Zweck nicht. Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Website widersprechen.
  
• Im Rahmen von Zweck (F) müssen wir bei Bedarf in der Lage sein, Betrug zu verhindern und zu bekämpfen. 
  
• Im Rahmen von Zweck (G) und (H) müssen wir unsere Performance bewerten können, damit wir unsere Produkte, Dienstleistungen und Kundenansprache verbessern können. 

Wir haben eine umfassende Bewertung Ihrer grundlegenden Rechte und Freiheiten und unserer berechtigten Geschäftsinteressen vorgenommen und überwachen fortlaufend deren Ausgewogenheit. Möchten Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis unseres berechtigten Interesses dennoch  widersprechen, lesen Sie den Abschnitt „Ihre Rechte“ unten.
 

4. Erfüllung rechtlicher Auflagen. Im Rahmen von Zweck (I) müssen wir Ihre Daten gegebenenfalls weitergeben, um Rechtsansprüche durchzusetzen oder um geltende rechtliche Auflagen zu erfüllen bzw. Anfragen von Strafverfolgungsbehörden nachzukommen.

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. ist ein global agierendes Unternehmen, dessen Funktionsbereiche auf mehrere Länder verteilt sind. Daher geben wir Ihre Daten gegebenenfalls an die Konzerngesellschaften weiter, die Leistungen für KYOCERA Document Solutions Europe B.V. erbringen.

Unsere Konzernzentrale, KYOCERA Document Solutions Inc., befindet sich in Japan.

Zu Marketing-Zwecken unter Punkt (B) geben wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere Niederlassung in Ihrem Land weiter.

Darüber hinaus arbeiten wir mit zuverlässigen externen Stellen, Anbietern und Vertragsdienstleistern zusammen, die im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bestimmte Leistungen für uns erbringen, z. B. Hosting- und Kommunikationsanbieter.

Wo wir aufgrund von Gesetzen, Vorschriften, oder Gerichtsbeschluss zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten angehalten sind, geben wir diese gegebenenfalls im Einklang mit dem jeweiligen Gesetz, der jeweiligen Vorschrift bzw. dem jeweiligen Gerichtsbeschluss weiter.

Datenweitergabe ins Ausland

Gegebenenfalls geben wir Ihre personenbezogenen Daten an eine Konzerngesellschaft oder Dritte ausserhalb der EU und dem Europäischen Wirtschaftsraum weiter. Sollte das nationale Recht dieses Landes kein angemessenes Schutzniveau im Sinne der Europäischen Kommission gewährleisten, stellen wir dieses Schutzniveau sicher, indem wir mit diesem Konzernunternehmen oder Dritten geeignete zusätzliche Sicherungsmaßnahmen in Form der von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standard-Datenschutzklauseln vereinbaren.

Dort, wo wir Dienstleister aus den USA nutzen, haben diese sich auf der Liste des Privacy Shield-Abkommens zwischen der EU und den USA eingetragen und sich selbst beim US-Handelsministerium zertifiziert.

Alternativ können wir Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung zu der beabsichtigten Weitergabe bitten. Unter Angabe von Gründen können Sie eine Kopie der Standard-Datenschutzklauseln per E-Mail bei uns anfordern.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wo dies möglich ist, haben wir spezifische Aufbewahrungsfristen für Ihre personenbezogenen Daten festgelegt. Diese spezifischen Aufbewahrungsfristen sind unten aufgeführt oder werden Ihnen von uns im Vorfeld der Verarbeitung Ihrer personenbezogen Daten mitgeteilt.

Spezifische Aufbewahrungsfristen

Zweck Marketing. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie Sie unsere Newsletter/Whitepaper abonniert haben bzw. bis wir diesen Service einstellen, je nachdem, was zuerst eintritt. Sie können unsere Newsletter/Whitepaper problemlos  abbestellen. Klicken Sie dazu in der E-Mail auf die Schaltfläche zum Abbestellen.

Zweck Registrierung Website/Portal.  Wenn Sie ein Konto bei uns eingerichtet haben, bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf, solange dieses Konto aktiv ist. Wenn Sie Ihr Konto auflösen, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten möglichst zeitnah, spätestens jedoch innerhalb eines Monats.

Zweck Kontaktaufnahme. Wenn wir per E-Mail kommunizieren, bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Anfrage/Angelegenheit auf. Sofern die niederländischen Gesetze zur ordnungsgemässen Geschäftsführung greifen, gilt ein Zeitraum von 7 Jahren

Kriterien zu Ermittlung der Aufbewahrungsfristen 

In allen anderen Fällen nutzen wir folgende Kriterien, um die geltende Aufbewahrungsfrist zu ermitteln:

• die Bewertung Ihrer Grundrechte und -freiheiten;
• die Gründe zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie sie zu dem Zweck erforderlich sind, aus dem wir sie erhoben haben:
  
• alle relevanten branchenüblichen Gepflogenheiten oder Verhaltensregeln zur Aufbewahrung von personenbezogenen Daten
  
• das Mass an Risiko und Kosten, das mit der Pflege Ihrer personenbezogenen Daten (Richtigkeit und Aktualität) einher geht
  
• ob es eine gültige Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten gibt
  
• Art, Umfang und Kontext der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und unsere Beziehung zu Ihnen
  
• alle sonstigen relevanten Umstände, die gegebenenfalls zutreffen.

Auf alle Fälle bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten gemäss der geltenden rechtlichen Anforderungen auf und überprüfen diese personenbezogenen Daten regelmässig.

Ihre Rechte  

Wir möchten Sie über Ihre gesetzlichen Rechte informieren. 

Zugang. Sie haben das Recht darüber informiert zu werden, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und in welchem Umfang. 

Berichtigung. Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung oder Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Wenn Sie bei uns ein Konto eingerichtet haben, dann haben Sie die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten selbst zu berichtigen oder zu ergänzen. 

Recht auf Löschung. Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe begrenzt, beispielsweise wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen oder ihr widersprechen und unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung nicht überwiegt. Wenn Sie bei uns ein Benutzerkonto haben, können Sie dieses in der Regel selbst löschen. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten vollständig und dauerhaft gelöscht. 

Einschränkung der Verarbeitung. Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus bestimmten Gründen zu verlangen. Dies sind: (1) die von Ihnen geforderte Überprüfung der Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten dauert Ihnen zu lange; (2) anstelle der Löschung unrechtmässig verarbeiteter Daten fordern Sie deren eingeschränkte Verarbeitung; (3) Sie benötigen personenbezogene Daten für Gerichtsverfahren oder (4) wir überprüfen, ob unser rechtmässiges Interesse an der Verarbeitung Ihren Widerspruch überwiegt.

Widerspruchsrecht. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns jederzeit zu widersprechen, sofern diese Verarbeitung (1) auf unserem berechtigten Interesse (einschliesslich der mit Ihrer Einwilligung erfolgten Einrichtung Ihres Profils durch uns) beruht, (2) im Rahmen des Direktmarketing erfolgt oder (3) zur Durchführung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder zur Erfüllung einer uns erteilten behördlichen Auflage notwendig ist. Aufgrund Ihres Widerspruchs stellen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe geltend machen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten für Gerichtsverfahren.

Datenübertragbarkeit. Wir sind dazu verpflichtet, Sie darauf hinzuweisen, dass Sie das Recht haben, Ihre personenbezogenen Daten von uns anzufordern, um sie an andere Dienstleister weiterzugeben. Für die KYOCERA Fleet Services bedeutet dies, dass wir Ihnen auf Anfrage Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Benutzerkonto zur Verfügung stellen. Gerätedaten, einschliesslich per Protokolldatei übermittelter Daten, sind davon nicht betroffen. 

Einwilligung widerrufen. Sofern Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Einwilligung übermittelt wurden, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu können Sie gegebenenfalls einen zuvor abonnierten Service abbestellen. Sie können uns aber auch eine entsprechende E-Mail an datenschutz@dde.kyocera.com senden. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten dann dauerhaft aus unserer Datenbank. 

Beschwerde einlegen. Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.