Le traitement des factures peut-il être facilité par l’automatisation?

En matière de facturation, les entreprises ne peuvent pas se permettre de prendre des risques. La gestion automatique des factures offre une réponse.

Une facture entrante parcourt un long chemin. Le traitement traditionnel des factures est une procédure lente, coûteuse et parsemée d’erreurs pour la majorité des entreprises. Elles doivent être contrôlées par le service des comptes créditeurs, enregistrées dans le logiciel de facturation, approuvées par un responsable, faire l’objet de recoupements, être ensuite mémorisées pour s’y référer ultérieurement. Une procédure d’une telle lourdeur occasionne des coûts de main-d’oeuvre élevés et est fortement susceptible de générer retards et erreurs. Lorsqu’elle est défaillante et que des factures restent impayées, cela nuit à la réputation de l’entreprise et peut entraîner des frais pour paiement tardif.

Cependant, une automatisation dématérialisée du traitement des factures est maintenant disponible et peut résoudre de tels problèmes. Le nuage est en train de révolutionner presque tous les aspects de la vie d'une entreprise. Il modifie la façon dont les collègues et les clients interagissent, en facilitant les collaborations internationales, et en permettant la vente des marchandises au-delà des frontières. Gartner suggère qu’en 2020, 36% des entreprises utiliseront le nuage pour plus de la moitié de leurs systèmes transactionnels de dossiers, y compris l’ensemble des registres financiers, et montre que l’automatisation des processus comptables suit une tendance croissante. 

La rationalisation du processus de facturation est essentielle pour assurer un fonctionnement efficace de l’entreprise et garantir que les factures sont payées à temps et que la documentation la plus importante est bien organisée sans être endommagée ou perdue. En plaçant toute cette paperasserie sur une plate-forme numérique, via un traitement automatisé des factures, les entreprises sont sur le point de résoudre un de leurs plus gros casse-tête.

Une technologie qui demande du temps pour atteindre son rythme de croisière

Malgré l’accélération de la migration en direction de la dématérialisation, certaines entreprises sont à la traîne. Ceci est particulièrement dommageable pour le traitement des factures, qui est devenu de plus en plus complexe au cours des récentes années. Les factures peuvent maintenant être reçues via une multitude de plates-formes différentes, y compris la poste, le courrier électronique, les coursiers et le fax. Elles doivent toutes être introduites dans le système manuellement, ce qui génère un nombre élevé d’erreurs, telles qu'un double paiement, des factures en double exemplaire, le paiement d'un montant erroné et l’encodage d’un numéro de bon de commande incorrect. 

Une autre erreur courante consiste à payer une facture avant que les marchandises n'aient été reçues. Le traitement manuel des factures est une procédure lente incompatible avec un monde moderne en mutation rapide. Elle commence lorsque le service des comptes créditeurs reçoit la facture. Il doit vérifier son contenu et ensuite introduire les renseignements dans le logiciel du système. Mais ce n’est que le début, elle doit ensuite être envoyée pour être approuvée par des supérieurs hiérarchiques. C’est là que réside un risque élevé de retard. Si la direction a un calendrier chargé, elle retarde l’approbation de la facture pendant des jours si d’autres tâches sont prioritaires. Des indemnités de retard et une détérioration de la relation avec un fournisseur peuvent en être la conséquence et constituent un processus coûteux à gérer. Une organisation paie son personnel pour vérifier manuellement les factures, se mettre en relation avec les membres de la direction, encoder l’information, et les classer pour les consulter ultérieurement. Lorsque des erreurs se produisent, puisqu’il y en a inévitablement, leur correction est coûteuse. La société de veille économique Aberdeen a calculé que les entreprises les plus efficaces passent en moyenne 2,8 jours à traiter des factures pour un coût d’environ 2,18 dollars américains, alors que la moyenne du secteur est plus proche de 9,40 dollars américains. Le secret des entreprises les plus performantes ? L’automatisation du processus, de préférence dans le nuage.

Cloud saves money and time

Cloud-based businesses save a lot of time and money by removing invoice processing from the premises. There are no printing and postage costs to pay and staff no longer need to upload details manually onto the server. Rather than invoices piling up and being forgotten about, or mislaid, they are automatically paid on time, which builds good business relationships. There’s no need to pay for a lot of IT services, such as updates to software and bug fixing. The service provider tends to take care of such matters remotely.

The cloud allows for an infinite amount of scalability at a low cost. Fees tend to be monthly, avoiding expensive installations of new servers when companies expand. Scalability makes cloud-based invoicing appealing to fast-growing SMEs, yet some of the biggest enterprises are laggards, typically because they have separate account systems for each department. That is in spite of the fact that their confusing invoicing processes would gain simplicity and efficiency by being centralised in the cloud.

Businesses contemplating switching to cloud-based invoice processing should realise that it’s not as complicated as it might appear. Integrating the cloud with a back-end system is straightforward because the output from the cloud can be generated in any coding format. It doesn’t matter if it’s standard XML, or CSV files, or a customer-specific system. The analytical coding of the invoices can be done directly in the cloud, then used by the back-end system to automatically generate invoices.

Immediate benefits for financial professionals and the whole business

The implementation doesn’t take long because it’s mainly in a public cloud environment. Once the system is in place, there are immediate benefits for staff within the financial department and across the whole business, defining clearer workflows for staff and saving time for them to dedicate to other tasks. It’s possible to check who is processing an invoice at any one time, and how long it’s been waiting for approval. This means there are far fewer hold-ups than with traditional invoicing, which often requires tracking down lost documents, or chasing up busy executives. Because each document has an audit trail, it can’t get lost and it’s easier to store and retrieve.

For customers, the system is more straightforward. All they need is an app that connects to the back office with a cloud-based invoicing solution. Having the right privileges means users can retrieve invoices instantly, making invoice processing more open and visible. All it takes to add a user is the creation of a new email and account name, granting instant access to the system. Conversely, it’s just as rapid to erase users.

The first step in finding a suitable cloud-based service is to select several potential providers and compare services. The next step is to choose one and go for it. Most organisations will see immediate benefits from streamlining their invoicing. Staff productivity will rise, costs will fall and invoicing errors will vanish.