Viele Unternehmen sehen die Vorteile der Mischung von persönlicher (aber entfernter) Teamarbeit mit der Flexibilität der Remote-Arbeit. Diese Hybrid-Arbeitsumgebung ermöglicht Mitarbeitern, routinemässig von zu Hause (oder von überall) zu arbeiten oder bei Bedarf ins Büro zu kommen, und dort zu arbeiten.
Aufgrund der beschleunigten Umsetzung der Remote-Arbeit und der Umstellung auf ein hybrides Büromodell, nehmen viele Unternehmen Bewertungen vor, wie sich ihre Druckanforderungen weiterentwickeln. Bei der Veränderung Ihres Unternehmens und der Weiterentwicklung neuer Hybrid-Arbeitsbereiche müssen Sie auf bestimmte Druckerfunktionen achten, wenn Sie Ihre nächste Anschaffung planen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, auf welche Funktionen und Merkmale Sie achten sollten:
1. Sicherheitsfunktionen beim Drucken
Bedenken hinsichtlich der Drucksicherheit im Remote-Arbeitsbereich sind nicht neu und spielen auch beim Hybridbüro eine wichtige Rolle. Es ist daher nicht überraschend, dass insbesondere Bedenken bei der Sicherheit von Informationen bestehen, die mit Heimgeräten ausgedruckt werden. Da sich die Remote-Arbeit auf lange Sicht etablieren wird, ist es wichtig, dass Sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die erforderliche Sicherheitseinrichtung für das Drucken von zu Hause an die Hand geben. Achten Sie hierbei insbesondere auf Sicherheitsfunktionen wie:
- Lokale und Netzwerkauthentifizierung.
- Datenverschlüsselung.
- Löschen durch Überschreiben.
- Kennwortzugriff.
Nicht nur Heimgeräte erfordern bestimmte Sicherheitsfunktionen. Achten Sie darauf, dass Sie auch Ihre Druckumgebung im Büro durch die folgenden Funktionen schützen:
- Benutzerauthentifizierung und -autorisierung.
- Sichere Kommunikationsprotokolle.
- Datenschutz bei gespeicherten Daten.
- Datenüberschreibungsfunktion.
- Netzwerküberwachung.
2. Cloud-basierte Funktionen
Die Nachfrage nach Lösungen, die effektiv und effizient skaliert werden können, um die Anforderungen eines Hybridbüros zu erfüllen, und um die von einer solchen Belegschaft erwartete Verfügbarkeit zu gewährleisten, ist einleuchtend. Die Cloud-Funktion ist für jeden Drucker im Hybrid-Arbeitsbereich ein Muss, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von jedem Ort aus drucken oder scannen können. Dank dieser Funktion ist es auch möglich, Druckaufträge von zu Hause direkt auf den Drucker im Büro zu senden.
3. Multifunktionskapazität
Durch den steigenden Anteil der Remote-Arbeit wird sich der Platzbedarf in den Büroräumen sehr wahrscheinlich verringern. Der wohl grösste Vorteil eines Multifunktionsdruckers ist die Platzeinsparung. Anstatt Platz für einen Drucker, einen Fotokopierer, ein Faxgerät und einen Scanner zu benötigen, kann dieselbe Funktionalität im Hybridbüro mit nur einem Gerät erreicht werden.
4. Für Mobilgeräte optimierte und berührungslose Drucker
Unternehmen benötigen die Freiheit, über Mobilgeräte wie Tablets und Smartphones drucken und scannen zu können, ohne das gemeinsame Netzwerkgerät tatsächliche berühren zu müssen. Dies ist nicht nur eine bequeme und zeitsparende Funktion, denn die berührungslose Technologie verringert auch das Risiko einer Virusübertragung. Funktionen wie Pull Printing durch Smartcard-Authentifizierung oder sogar Gesichts- oder Spracherkennung sorgen dafür, dass die hybride Büroumgebung für alle Mitarbeiter ein sicherer und gesunder Arbeitsplatz ist.
5. Automatischer Dokumenteneinzug
Ein Gerät mit einem automatischen Dokumenteneinzug reduziert ebenfalls auf die gleiche Weise die Anzahl an Geräteberührungen. Mit einem automatischen Dokumenteneinzug kann eine Menge Papier in das Gerät eingelegt werden, das automatisch durch das Gerät geführt wird, sodass der Benutzer drucken, scannen oder kopieren kann, ohne die einzelnen Seiten manuell einlegen zu müssen.
6. Hohe Workload-Druckerkapazität
Eine Hybrid-Arbeitsumgebung basiert auf Produktivität und Effizienz. Daher liegt es nahe, dass ein Drucker, der eine hohe Arbeitslast bewältigen kann, eine Notwendigkeit ist. Bedenken Sie bei der Auswahl eines Druckergeräts zudem das grosse Druckvolumen, um unnötige Geräteberührungen und eine daraus resultierende Gerätereinigung zu vermeiden.
7. Niedrige Druckbetriebskosten
Der Kaufpreis für Ihren Drucker ist nicht der einzige Kostenfaktor. Die Anschaffungs- und Betriebskosten umfassen:
- Physische Hardware, z. B. das Gerät selbst.
- Drucken, z. B. Toner und Papier.
- Betriebskosten, z. B. Energieverbrauch und Wartung.
Niedrige Betriebskosten sorgen dafür, dass das Budget für eine hybride Büroumgebung nicht den Rahmen sprengt, um die maximal mögliche Profitabilität in unsicheren Zeiten sicherzustellen.
