So wählen Sie das passende Multifunktionsgerät aus

Sie haben den Auftrag erhalten, nach einem passenden Multifunktionsgerät (MFP) für Ihr Unternehmen zu suchen. Sie haben Ihre Recherche im Internet begonnen und möglicherweise schon mit einigen Anbietern gesprochen. Doch die Suche kann aufgrund der Marken- und Modellvielfalt mit unterschiedlichen Funktionen und Leistungsfähigkeiten sehr ermüdend sein. 

Die grosse Frage, die Sie sich dabei stellen sollten, lautet: Wie entscheide ich mich für das passende Multifunktionsgerät für mein Unternehmen?

Die Anschaffung eines Multifunktionsgeräts ist eine wichtige Investitionsentscheidung. Nehmen Sie sich daher die Zeit, um die Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen eingehend zu prüfen. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einige Tipps für die Auswahl des am besten geeigneten Multifunktionsgerät geben, das die Anforderungen und Präferenzen Ihres Unternehmens optimal erfüllt.

Was ist ein MFP bzw. ein Multifunktionsgerät?

Ein Multifunktionsgerät oder MFP ist ein kleines und kompaktes Multitasking-Gerät, das drucken, scannen, faxen und kopieren kann. Dies spart Ihnen viel Bürofläche, da Sie nur ein Gerät benötigen, das mehrere Aufgaben ausführen kann.

Bei budgetbewussten Unternehmen sind Multifunktionsgeräte insbesondere aufgrund der geringen Anschaffungs- und Betriebskosten beliebt. Wenn sämtliche benötigten Funktionen in nur einem Gerät vereinigt sind, sparen Sie nicht nur Stromkosten sondern auch bei den Verbrauchsmaterialien. Zudem sind Multifunktionsgeräte einfach einzurichten und zu warten.

Das sollten Sie bei der Auswahl eines Multifunktionsgeräts beachten

Sie sollten sich für ein Multifunktionsgerät entscheiden, dass zu Ihrem Unternehmen passt, die Anforderungen erfüllt, sich gut in die vorhandenen Systeme integrieren lässt und langfristig zu Zeit- und Kosteneinsparungen führt. Hier sind einige Punkte, die Sie in Ihren Überlegungen beachten sollten:

1. Die Druckanforderungen Ihres Unternehmens

Bei der Beurteilung der Druckanforderungen können folgende Fragen hilfreich sein:

• Benötigt Ihr Unternehmen die Dokumente in Farbe oder in schwarz-weiss?
  
• Wie hoch ist der Druckaufwand in Ihrem Unternehmen?
  
• Welche Druckqualität benötigen Sie?
  
• Wie viele Mitarbeiter müssen auf das Multifunktionsgerät zugreifen können und welche Konnektivitätsanforderungen gelten in Ihrem Büro?
  

Sobald Sie ein klareres Bild von Ihren Druckanforderungen haben, können Sie leichter ermitteln, welche Funktionen des Multifunktionsgeräts für das Unternehmen geeignet sind.

2. Langfristige Druckkosten 

Bei der Betrachtung eines Multifunktionsgeräts müssen Sie die Gesamtbetriebskosten berücksichtigen. Dazu gehört nicht nur der Kaufpreis, sondern auch die mit Ihrem Druckgerät verbundenen langfristigen Kosten wie Verbrauchsmaterialien, Wartungs- und Reparaturkosten.

Wenn Sie Unterstützung bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten für Ihre Geräte und Ratschläge zur signifikanten Reduzierung der laufenden Kosten während der Produktlebensdauer benötigen, steht Ihnen der Kyocera-Vertreter in Ihrer Region sehr gerne zur Verfügung. Wir empfehlen, Ihr Multifunktionsgerät nicht nur anhand des Kaufpreises zu bewerten, sondern auch zu berücksichtigen, dass die Kosten eines Druckers das Zwei- bis Dreifache der ursprünglichen Investition betragen können.

3. Umweltauswirkungen

Ist das Multifunktionsgerät umweltfreundlich? Ziehen Sie Hersteller in Betracht, die auf die Reduzierung ihres CO2-Fussabdrucks bei Herstellung, Vertrieb, Wartung und Entsorgung/Recycling der Multifunktionsgeräte achten. Neben Druckgeschwindigkeit und Druckqualität ist auch die Energieeffizienz wichtig. Ein energieeffizientes Gerät ist gut für die Umwelt und reduziert gleichzeitig Ihre Gesamtdruckkosten.

Die Produkte von Kyocera umfassen beispielsweise die kartuschenfreie ECOSYS-Technologie, mit der Sie bis zu 600 000 Seiten drucken können, ohne dass die Druckertrommel ausgetauscht werden muss. Dadurch sinken die Kosten für Verbrauchsmaterialien und Einwegabfälle werden erheblich reduziert.

4. Support für Ihr Multifunktionsgerät 

Bietet der Hersteller schriftliche Service- und Supportstandards für seine Multifunktionsgeräte an? Achten Sie darauf, dass Sie diese Dokumente sorgfältig gelesen haben.

Enthalten deren Servicestandards die Kosten für die regelmässige Wartung und Verbrauchsmaterial/Verfügbarkeit, Softwareaktualisierungen/Kompatibilität? In Abhängigkeit von den Anforderungen Ihres Unternehmens eignen sich Managed Print Services von Kyocera vielleicht besser für Sie, um die Verfügbarkeit eines hervorragend gewarteten, kosteneffizienten (weniger Ausfälle oder Softwareprobleme) und beständigen Multifunktionsgerät sicherzustellen.

5. Benutzerfreundliche Multifunktionsgeräte und einfache Integration in andere Anwendungen

In einem hektischen Unternehmensumfeld ist die Benutzerfreundlichkeit eines Geräts von entscheidender Bedeutung. Achten Sie daher bei der Entscheidung für ein Multifunktionsgerät auf dessen Benutzerfreundlichkeit. Lassen Sie sich vom Anbieter das Gerät vorführen, um die Funktionen, Geschwindigkeit und Qualität des Druckers abschliessend bewerten zu können.

Berücksichtigen Sie auch die Anforderungen Ihres Unternehmens an die Druckerkonnektivität wie USB, Speicherkarten, Bluetooth, Netzwerkintegration und AirPrint oder anderen Softwareanwendungen, die zum Drucken von Dokumenten in Ihrem Büro eingesetzt werden. Bei sämtlichen Konnektivitätsanforderungen müssen Sie ausserdem sicherstellen, dass die Richtlinien des Unternehmens zur Dokumentensicherheit erfüllt werden.

Das Multifunktionsgerät muss einfach zu bedienen sein, sich in aktuelle Systeme integrieren lassen und die entsprechende Dokumenten- und Datensicherheit für Ihr Unternehmen bieten.

6. Benutzer- und Drittanbieter-Bewertungen vor dem Kauf des Multifunktionsgerät beachten 

Haben Sie sich Online-Bewertungen durchgelesen? Wenn Sie sich für den Kauf eines Multifunktionsgeräts entscheiden, sollten Sie die Bewertungen von Benutzern und Websites von Drittanbietern überprüfen, um unvoreingenommene Bewertungen des Multifunktionsgeräts zu erhalten, das Sie kaufen möchten.

Bei der Auswahl des richtigen Multifunktionsgeräts müssen Sie einige Punkte beachten. Wir empfehlen, zunächst die aktuellen Druckgewohnheiten und -anforderungen Ihres Unternehmens besser zu verstehen. Jedes Unternehmen ist einzigartig. Wenn Sie genau wissen, was Ihr Unternehmen benötigt, wird die Suche nach dem richtigen Multifunktionsgerät erheblich einfacher.