Ein Enterprise Content Management (ECM)-System soll die Datenverwaltung innerhalb Ihres Unternehmens erleichtern, das Risiko für menschliche Fehler verringern und die Produktivität durch Aufgabenautomatisierung erhöhen.
Aber wie können Sie wirklich sicher sein, dass Sie Ihr Content-Management-System optimal nutzen? Und nach was genau suchen Sie, wenn Sie sich gerade erst auf dem Markt nach einer ECM-Lösung umschauen?
Wenn Sie die folgenden vier Fragen mit einem klaren «Ja» beantworten können, können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Content-Management-Lösung optimal ausnutzen.
1. Sind Ihre Inhalte zugänglich?
Es ist nicht ungewöhnlich, dass in den meisten Unternehmen komplexe Vertriebsprozesse implementiert sind. Die damit verbundenen Schritte können eine Reihe von Kontaktpunkten umfassen, an denen Vertriebsmitarbeiter den Kunden umwerben ‒ vom persönlichen Treffen mit dem Kunden über die Beantwortung fachlicher Fragen bis hin zur Erstellung von Angeboten im CRM-System. Und, sobald das Angebot angenommen wurde, die Übersendung des Angebots an die entsprechende Abteilung zur Auftragsverarbeitung und -versendung.
Wie Sie sich sicher denken können, kann es bei einem so komplexen Prozess, der so viele Abteilungen (Vertrieb, Logistik und Finanzen) berührt, schwierig sein, darauf zu achten, dass alle Abteilungen an einem Strang ziehen. Kommt der Prozess jedoch irgendwann zum Erliegen und die einzelnen Abteilungen sind sich dessen nicht bewusst, weil sie einfach keinen Zugang zu den erforderlichen Informationen haben, besteht die Gefahr, dass das Unternehmen unglaublich ineffizient arbeitet. Wenn Sie einen guten Eindruck bei Ihrem Kunden hinterlassen möchten und den Vertriebsablauf effizient abwickeln möchten, ist es daher äusserst wichtig, umgehend Zugriff auf die benötigten Informationen bereitzustellen.
Doch wie können Sie überprüfen, ob der Zugriff auf Ihre Inhalte möglich ist?
- Remote-Mitarbeiter können über eine Internetverbindung und ein Mobilgerät auf die Daten zugreifen, die sie benötigen.
- Für den Zugriff auf sämtliche Inhalte ist nur ein Login erforderlich, da die Inhalte zentral gespeichert sind.
- Jede beteiligte Abteilung kann den Aufgabenfortschritt jederzeit verfolgen.
- Verzögerungen im Prozess sind für Mitarbeiter mit dem entsprechenden Zugang offensichtlich.
2. Liegen Ihre Inhalte vollständig digital vor?
Natürlich sind Inhalte, die nur auf dem Papier in Aktenschränken existieren, wesentlich schwieriger zu finden. Deshalb stellt die Verwaltung von Inhalten in einem ECM den modernen Standard dar.
Wenn Inhalte digital vorliegen, ist die Suche danach einfach, da sie sortiert und katalogisiert sind. Mit den entsprechenden Filtern wird die Suche nach den relevantesten Ergebnissen für die Benutzer weiter vereinfacht.
Virtuelle Inhalte bieten auch unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit erhebliche Vorteile, da Sie mit einer ECM-Lösung die Sichtbarkeit von Inhalten je nach Zugriffsstufe des Benutzers einschränken können. Das bedeutet, dass bestimmte Mitarbeiter nur nach den Inhalten suchen können, die auch für sie bestimmt sind.
Was sind die Erwartungen an virtuelle Inhalte in einem ECM-System?
- Sie liegen in einem Format vor, das durchsucht werden kann (digital statt nur auf dem Papier).
- Der gesamte Inhalt ist katalogisiert und mit entsprechenden Tags gekennzeichnet.
- Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können bei ihren Suchen Filter einstellen und Tags einsetzen.
- Die Bedienung ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter intuitiv und einfach.
3. Sind Ihre Inhalte sicher?
Eines der wichtigsten Ziele des Enterprise Content Management ist die Durchsetzung zuverlässiger Sicherheitskontrollen für die Inhalte, die in Ihrem Unternehmen zirkulieren.
Tatsächlich ist die grösste Bedrohung für die Sicherheit menschliches Versagen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter ein vertrauliches Dokument ausdruckt und auf dem Schreibtisch liegen lässt!
Wie können Sie also sichergehen, dass Ihre Inhalte sicher sind?
- Sie können Zugriffskontrollen implementieren, Benutzer in Gruppen organisieren und grundlegende Zugriffsrechte (Lesen, Bearbeiten, Löschen) auf eine Reihe von Dokumenten anwenden, die nach Typ und Kategorie gruppiert sind.
- Sie können Funktionskontrollen einsetzen (um die Zugriffsrechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Inhalte einzuschränken, beispielsweise Funktionen wie «nur drucken», E-Mails verfassen oder exportieren).
- Für jedes Dokument werden Überwachungspfade aufgezeichnet.
4. Sind Ihre Inhalte relevant?
Beim Enterprise Content Management geht es darum, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter problemlos auf relevante Inhalte zugreifen können. Neben der Möglichkeit, Inhalte zu filtern, verwaltet eine ECM-Lösung die Versionierung von Dokumenten, sodass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich beim Verweis auf Dokumente stets absolut sicher sein können, dass es sich um die neuste Version handelt. Darüber hinaus können Sie Arbeitsabläufe einrichten und die einzelnen Prozessschritte automatisieren. Damit können Sie sicherstellen, dass Inhalte zu einem bestimmten Zeitpunkt nur von der jeweils relevanten Person einsehbar sind.
Einige moderne Content-Management-Systeme umfassen auch Dashboard-Berichte als Zusatzprodukt. Nehmen wir beispielsweise an, Sie arbeiten in der Buchhaltungsabteilung und richten ein Dashboard ein, um zu sehen, wie viele Rechnungen verarbeitet werden, wie viele Rechnungen noch bezahlt werden müssen und wie viele Rechnungen bearbeitet wurden und bezahlt werden können ‒ alles in einem Diagrammformat. Anschliessend können Sie einen Drilldown zur Liste mit Rechnungskonflikten anlegen, um eine Liste der Personen anzuzeigen, mit denen Konflikte vorliegen, sowie alle relevanten Dokumente.
Woran lässt sich erkennen, dass Ihr ECM-System den Benutzern den Zugriff auf relevante Inhalte erleichtert?
- Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen immer über die neuste Dokumentenversion.
- Automatisierte Arbeitsabläufe zwischen Abteilungen können mit unterschiedlichen Zugangskontrollen und Funktionsbegrenzungen eingerichtet werden.
- Drilldown-Berichte sind verfügbar und können mithilfe von Listen und/oder Dashboards durchsucht werden.
