Die beste ECM-Lösung für Ihr Unternehmen

Die Auswahl der richtigen Enterprise Content Management (ECM)-Lösung für Ihr Unternehmen kann eine schwierige und überwältigende Aufgabe sein. Der Knackpunkt liegt darin, die eine Lösung zu finden, die Ihren spezifischen Anforderungen, Präferenzen und Ihrem Budget entspricht. Jede ECM-Lösung muss sorgfältig daraufhin analysiert werden, wie sie die aktuellen Betriebsabläufe verschlanken, die Dokumentensicherheit verbessern und die Kosten reduzieren kann. 

Es versteht sich daher von selbst, dass die richtige ECM-Lösung in der Lage sein sollte, Papierdokumente automatisch in einem digitalen Format zu erfassen, zu verarbeiten und zu speichern.

Auf diese Weise können Sie menschliche Fehler bei der manuellen Verarbeitung von Dateien und Dokumenten minimieren und die Genauigkeit von Dokumenten erhöhen. Der einfache Zugriff auf die benötigten Informationen verbessert zudem die Produktivität.

In diesem Beitrag finden Sie eine Liste mit Schritten, die Sie bei der Auswahl der besten ECM-Lösung für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.

Das Wichtigste zuerst: Was ist ein ECM?

Ein Enterprise Content Management oder ECM bietet eine effiziente Möglichkeit zum Speichern, Verwalten und Freigeben aller Unternehmensinhalte. Es verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz für das Informationsmanagement und ermöglicht den Teams, die:

• Organisation der Daten an einem zentralen und sicheren Dokumentenpool.
  
• Verbesserung der Arbeitsabläufe bei den Inhalten, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Dokumente einfach einrichten und darauf zugreifen können.
  
•  Verbesserung der Dokumentensicherheit durch bestimmte Zugriffsebenen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Protokollierung, wer wann auf welche Informationen zugegriffen hat.
  

Eine ECM-Lösung hilft auch bei der Konvertierung von Papierdokumenten in ein digitales Format, sodass diese einfach nachverfolgt, verwaltet und gehandhabt werden können.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer ECM-Lösung achten?

Wenn Ihr Unternehmen entschieden hat, dass es eine Content-Management-Lösung benötigt, und Sie damit beauftragt wurden, die richtige Lösung für das Unternehmen zu finden, finden Sie hier die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen müssen, bevor Sie damit beginnen, nach einer Enterprise-Content-Management-Lösung zu suchen.

1. Passt die Lösung zu den Unternehmenszielen?

Die Auswahl einer Content-Management-Lösung ist eine wichtige Unternehmensinvestition. Sie sollte Ihr Unternehmen daher dabei unterstützen, sich weiterzuentwickeln und die allgemeinen Unternehmensziele zu erreichen.

• Welche Erwartungen hat das Management und der Rest des Unternehmens an die Lösung?
  
• Wie wirkt sich die Lösung auf die aktuellen Prozesse und Arbeitsabläufe aus?
  

Stellen Sie bei der Analyse einer Content-Management-Lösung sicher, dass die Merkmale und Funktionen der Lösung einen Mehrwert für Ihre aktuellen Betriebsabläufe bieten.

2. Sind die Content-Management-Lösungen einfach zu bedienen?

Wie jede andere Software oder Plattform muss auch die ECM-Lösung einfach zu bedienen sein und die Erwartungen der einzelnen Benutzer erfüllen, um im gesamten Unternehmen eine möglichst hohe Akzeptanz zu erreichen.

• Ist das Content-Management-System benutzerfreundlich?
  
• Wie gross ist der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter, um das ECM effektiv einsetzen zu können?
  

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten selbst bei minimaler Schulung in der Lage sein, die Produktivität zu verbessern und auf die benötigten Dateien und Dokumente einfach zugreifen zu können und diese zu verwalten. 

3. Ist die Integration eines neuen Content-Management-Systems in vorhandene Systeme und Anwendungen einfach?

Ist die Integration eines neuen Content-Management-Systems in vorhandene Systeme und Anwendungen einfach?

• Wie hoch ist der Konfigurationsaufwand, um sicherzustellen, dass die Lösung mit den vorhandenen Systemen funktioniert?
  
• Wie viel Zeit wird das IT-Team für die laufende Verwaltung und ECM-Integration benötigen?
  

Mit anderen Worten, Ihr IT- oder Entwicklungsteam sollte nicht zu viel Zeit und Ressourcen aufwenden müssen, um das neue Content-Management-System in das bestehende Netzwerk zu integrieren. Ein ECM, das nur wenig oder gar keine Programmierung erfordert, eignet sich am besten, da es eine ausreichende Kompatibilität für eine Vielzahl von Systemen und Anwendungen bietet.

4. Ist die neue Content-Management-Lösung flexibel genug für zukünftige Veränderungen?

Das ECM sollte in der Lage sein, mit Ihrem Unternehmen und den wachsenden Anforderungen zu wachsen.

• Ist es flexibel genug, um es an steigende Workflow-Anforderungen anzupassen?
  
• Kann es mit der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter skaliert werden, wenn das Unternehmen wächst? Können weitere Funktionen und Leistungsfähigkeiten hinzugefügt werden, um zukünftige Anforderungen zu erfüllen?
  

So stützen Sie Ihre Entscheidung nicht nur auf die aktuelle Unternehmensgrösse und die derzeitigen Anforderungen, und stellen sicher, dass Ihr ECM zukunftssicher ist.

5. Ist die Content Management-Lösung Cloud-basiert?

Das Speichern von Daten in der Cloud kann dem Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten, einschliesslich verbesserter Skalierbarkeit, Zugänglichkeit und Sicherheit.

• Steht die Cloud des Content-Management-Systems bereit?
  
• Wie sicher ist diese Cloud-basierte Content-Management-Lösung?
  

Ziehen Sie eine Cloud-basierte ECM in Betracht, damit Sie einfach und schnell in einer öffentlichen oder privaten Cloud auf Dokumente zugreifen und diese verwalten können. Das Zauberwort heisst dabei Sicherheit. Prüfen Sie daher die Sicherheitsmassnahmen und -protokolle des Anbieters.

6. Können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Remote-Arbeit problemlos auf Dateien und Dokumente zugreifen?

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter greifen zunehmend über ihre Laptops, Mobiltelefone oder Tablets auf Dokumente und Dateien zu. Ihr ECM muss daher mit dieser Entwicklung Schritt halten können.

• Können die Mitarbeiter überall und jederzeit über verschiedene Geräte und Plattformen hinweg problemlos auf die erforderlichen Informationen zugreifen?
  
• Können die Mitarbeiter Dokumente von unterwegs hochladen und bearbeiten?
  

Dies ist insbesondere in Unternehmen wichtig, bei denen ein Grossteil der Mitarbeiter in Remote-Arbeit beschäftigt ist.

7. Ist das Content-Management-System sicher?

Ist die ECM-Lösung sicher? Sicherheit ist für viele Unternehmen ein ständiges Anliegen, insbesondere, wenn die Daten auf Cloud-Servern gespeichert sind.

Ihr ECM muss folgendes können:

• Gewährleistung von Einzel- und Gruppenzugriffsebenen und -berechtigungen.
  
• Durchführung regelmässiger automatisierte Backups.
  
• Überwachung des Dokumentenzugriffs.
  
• Gewährleistung der vollen Sichtbarkeit und Kontrolle.
  

Es kann lohnenswert sein, sich im Falle eines Datenverstosses nach Massnahmen und Verfahren zu erkundigen.

8. Entspricht die ECM-Lösung den gesetzlichen Anforderungen?

Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen ist für jedes Unternehmen ein ständiger Kampf. Leider werden die Bestimmungen für digitale Daten immer komplexer.

Deshalb ist es wichtig, dass Ihre ECM-Lösung flexibel genug ist, um sich an alle Protokollierungs- und Sicherheitsanforderungen anzupassen.

9. Bietet der ECM-Anbieter während und nach der Implementierung spezielle Schulungen und Support an?

Bietet der ECM-Anbieter während und nach der Implementierung spezielle Schulungen und Support an?

• Ist der Dienstleister oder Anbieter auf Dokumenten-/Content-Management-Lösungen spezialisiert?
  
• Wie sehen die Schulungen und der fortlaufende Support aus?
  

Service und Support müssen sorgfältig vor, während und nach der Implementierung geprüft werden. Dazu gehört auch ein Schulungsprogramm für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf allen technischen Ebenen.