Kyocera Cloud Print und Scan: Erklärung zum Datenschutz

KYOCERA Document Solutions Europe B.V. ("KYOCERA", "wir" oder "uns") mit Sitz in Beechavenue 27, 1119 RA Schiphol-Rijk, Niederlande, hat diese Datenschutzerklärung ("Erklärung") herausgegeben, um Sie, den Nutzer von KYOCERA Cloud Print and Scan, über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren, wenn Ihr Unternehmen ein Nutzerkonto für Sie einrichtet und wenn Sie Kyocera Cloud Print and Scan auf Ihr Endgerät herunterladen und nutzen.

EINLEITUNG

Kyocera Cloud Print and Scan ist eine webbasierte Bürolösung, die es ermöglicht, auf einfache Weise Benutzerkonten einzurichten und zu verwalten, HyPAS-MFPs zu registrieren und Druck- und Scan-Aktivitäten für ihre eigene Organisation zu verfolgen. Darüber hinaus ermöglicht Kyocera Cloud Print and Scan den Endnutzern, von ihrem Endgerät aus zu drucken und zu scannen sowie ihr Cloud-Speicher-Konto mit ihrem Kyocera Cloud Print and Scan-Konto zu verknüpfen und Druck- oder Scanaufträge auf ihrem in ihrer Organisation registrierten Drucker zu drucken oder zu scannen.
In dieser Erklärung werden wir die folgenden Punkte ausführlich erläutern:

I. FÜR WELCHE ZWECKE VERARBEITEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

• Drucken und Scannen. Um Druck- und Scanaufträge abzuschliessen, verarbeitet KYOCERA Metadaten (Geräte-IP-Adressen, Seriennummer, Hostname, Datum der Auftragserstellung, Druck-/Scanauftragsname, Auftragsausführung, Anzahl der Seiten, Dateiname, Grösse, Druck-/Scan-ID-Kartennummer und Registrierungsdatum). Kyocera Cloud Print and Scan speichert den Inhalt der gedruckten/gescannten Dokumente für einen Zeitraum von maximal 8 Tagen.
  
• Fakturierung. KYOCERA verarbeitet den Lizenztyp, die Mieter-ID, das Datum, die Uhrzeit und die Anzahl der Geräte, um diese Dienste den Kunden in Rechnung zu stellen.
  
• Verwaltung von Benutzerkonten. KYOCERA erhält Namen und E-Mail-Adressen entweder direkt von Ihnen oder indirekt von einem KYOCERA Kunden (wahrscheinlich Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Organisation), damit wir ein Benutzerkonto für Sie einrichten und verwalten können. Beachten Sie, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäss unseren Datenverarbeitungs-bedingungen anbieten, die Sie unter www.kyoceradocumentsolutions.ch finden.
  
• Fernwartung. Ein KYOCERA-Servicetechniker kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, die im Konto des lokalen Administrators zur Fehlerbehebung oder Fehlerbehebung verarbeitet werden. Beachten Sie, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäss unseren Geschäftsbedingungen für die Datenverarbeitung anbieten, die Sie unter www.kyoceradocumentsolutions.ch finden.
  
• Hosting. KYOCERA nutzt Amazon Web Services, Deutschland, als Cloud-Speicheranbieter. Beachten Sie, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäss unseren Geschäftsbedingungen für die Datenverarbeitung anbieten, die Sie unter www.kyoceradocumentsolutions.ch finden.
  

II. AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE VERARBEITEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

KYOCERA verarbeitet personenbezogene Daten für die oben genannten Zwecke, um seine vertraglichen Rechte und Pflichten gegenüber seinen Kunden zu erfüllen, Artikel 6(1)(b) GDPR. Soweit Sie als betroffene Person nicht Partei eines Vertrages zwischen Kyocera und seinen Kunden sind, verarbeitet Kyocera Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage seiner berechtigten Interessen, Art. 6(1)(f) GDPR, wobei die vertraglichen Verpflichtungen von Kyocera zur Erbringung von Kyocera Cloud Print und Scan-bezogenen Diensten seine berechtigten Interessen darstellen.

Wir haben eine sorgfältige Abwägung zwischen Ihren Grundrechten und unseren legitimen Geschäftsinteressen vorgenommen und überwachen das Gleichgewicht ständig. Sollten Sie jedoch der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen wollen, lesen Sie bitte den Abschnitt "Ihre Rechte" weiter unten. Da die Verarbeitung personenbezogener Daten für Kyocera erforderlich ist, um Kyocera Cloud Print and Scan bereitzustellen, beachten Sie bitte, dass Ihr Widerspruch gegen die Verarbeitung die Nutzung von Kyocera Cloud Print and Scan für Sie unmöglich macht. Bitte beachten Sie, dass in Fällen, in denen Kyocera personenbezogene Daten als Datenverarbeiter im Auftrag seiner Kunden verarbeitet, die Kunden als Datenverantwortliche gelten und als solche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich sind.

III. MIT WEM TEILEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Ihre persönlichen Daten werden nur weitergegeben an:

• KYOCERA Document Solutions Development America, Inc. (CA, USA) für Fernwartungsdienste;
• KYOCERA Document Solutions, Inc., Japan für Fernwartungsdienste;
  
• KYOCERA Document Solutions Europe B.V., Branch Office Germany, für Fernwartungsdienste;
  
• Amazon Web Services, Deutschland, für die Bereitstellung von Cloud-Diensten;
  
• Soweit wir aufgrund von Gesetzen, Verordnungen oder Gerichtsbeschlüssen verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in Übereinstimmung mit diesen Gesetzen, Verordnungen oder Gerichtsbeschlüssen weitergeben.
  

IV. INTERNATIONALE ÜBERMITTLUNGEN

Für den Fall, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an einen Dienstleister übermitteln (siehe oben, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben), der seinen Sitz in einem Land hat, das nach Auffassung der Europäischen Kommission kein angemessenes Schutzniveau durch innerstaatliches Recht gewährleistet, haben wir dieses angemessene Schutzniveau dadurch sichergestellt, dass wir mit diesem Konzernunternehmen oder Dritten zusätzliche angemessene Garantien durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln, wie sie von der Europäischen Kommission angenommen wurden, und ergänzende Massnahmen vereinbart haben. Eine Liste der Länder, die nach Ansicht der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet haben, finden Sie hier. Sie können eine Kopie der Standardvertragsklauseln anfordern, indem Sie uns eine E-Mail mit der Begründung Ihrer Anfrage schicken.

Alternativ dazu können wir Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung zu der vorgeschlagenen Übermittlung bitten.

V. WIE LANGE BEWAHREN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUF?

Soweit möglich, haben wir spezifische Aufbewahrungsfristen für Ihre personenbezogenen Daten festgelegt. Diese spezifischen Aufbewahrungsfristen sind nachstehend aufgeführt, oder wir teilen sie Ihnen bei oder vor Beginn der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit.

Wenn es uns nicht möglich ist, feste Aufbewahrungsfristen zu verwenden, haben wir unten die Kriterien angegeben, die wir zur Festlegung der Aufbewahrungsfristen verwenden.

Spezifische Aufbewahrungsfristen

• Zweck (A) Drucken und Scannen. Sofern nicht vom Kyocera Cloud Print and Scan-Kunden angepasst, werden abgelaufene Druck- und Scanaufträge nach 8 Tagen automatisch gelöscht.
• Zweck (B) Rechnungsstellung. Um den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen zu entsprechen, speichern wir Rechnungsberichte für ein Jahr.
  
• Zweck (C) Verwaltung von Benutzerkonten. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Benutzerkonto so lange auf, wie Sie ein aktives Benutzerkonto bei uns haben. Es besteht für Sie keine Verpflichtung von unserer Seite, Ihr Konto einrichten zu lassen. Wenn Sie sich nicht innerhalb von 7 Tagen nach Einrichtung des Kontos zum ersten Mal anmelden, werden wir es löschen. Auf ausdrücklichen Wunsch von Ihnen/Ihrer Organisation löschen wir Ihr Benutzerkonto. In diesem Fall löschen wir Ihr Benutzerkonto innerhalb von 30 Tagen nach Ihrem Antrag. Ihre personenbezogenen Daten können nach der Löschung Ihres Kontos in unseren Backup-Systemen gespeichert werden und werden nach 35 Tagen automatisch gelöscht. Inaktive Benutzerkonten werden ein Jahr nach der letzten Nutzung automatisch gelöscht.
• Zweck (D) Fernwartung. Für Fernwartungs- und Supportdienste kann KYOCERA Zugang zu personenbezogenen Daten haben. Personenbezogene Daten, die für Fernwartungsdienste verarbeitet werden, werden 7 Tage nach Beendigung der Dienste gelöscht.
  

• Die Bewertung Ihrer Grundrechte und -freiheiten
  
• die Gründe zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie sie zu dem Zweck erforderlich sind, aus dem wir sie erhoben haben.
  
• alle relevanten branchenüblichen Gepflogenheiten oder Verhaltensregeln zur Aufbewahrung von personenbezogenen Daten
  
• das Mass an Risiko und Kosten, das mit der Pflege Ihrer personenbezogenen Daten (Richtigkeit und Aktualität) einher geht
  
• ob es eine gültige Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten gibt
  
• Art, Umfang und Kontext der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und unsere Beziehung zu Ihnen
  
• alle sonstigen relevanten Umstände, die gegebenenfalls zutreffen.
  

VI. WELCHE TECHNISCHEN UND ORGANISATORISCHEN MASSNAHMEN WIR GETROFFEN HABEN

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und unternehmen alle angemessenen Anstrengungen, um Ihre persönlichen Daten vor Verlust, Missbrauch, Diebstahl, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Änderung zu schützen.

VII. IHRE RECHTE

Sie haben bestimmte gesetzliche Rechte, über die wir Sie informieren möchten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist notwendig, um die oben genannten Zwecke zu erreichen, damit KYOCERA seinen vertraglichen Verpflichtungen gegenüber seinen Kunden nachkommen kann. Wenn KYOCERA Ihre personenbezogenen Daten als Datenverarbeiter verarbeitet, ist KYOCERA verpflichtet, sich mit dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen in Verbindung zu setzen, bevor es Ihre Anfrage realisiert.

• Zugang. Sie haben das Recht darüber informiert zu werden, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und in welchem Umfang.
  
• Berichtigung. Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung oder Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Wenn Sie bei uns ein Konto eingerichtet haben, dann haben Sie die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten selbst zu berichtigen oder zu ergänzen.
  
• Recht auf Löschung. Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe begrenzt, beispielsweise wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen oder ihr widersprechen und unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung nicht überwiegt. Wenn Sie bei uns ein Benutzerkonto haben, können Sie dieses in der Regel selbst löschen. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten vollständig und dauerhaft gelöscht.
  
• Einschränkung der Verarbeitung. Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus bestimmten Gründen einschränken. Dabei handelt es sich um (1) die Zeit, die wir benötigen, um die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Anfrage hin zu überprüfen; (2) wenn Sie anstelle der Löschung einer unrechtmässigen Verarbeitung stattdessen eine Einschränkung der Nutzung verlangen; (3) wenn Sie personenbezogene Daten für ein Gerichtsverfahren benötigen; oder (4) wenn wir überprüfen, ob unsere legitimen Gründe Ihren Widerspruch gegen die Verarbeitung überwiegen.
  
• Recht auf Widerspruch. Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns Widerspruch einzulegen, wenn diese Verarbeitung (1) auf unserem berechtigten Interesse beruht (einschliesslich der Erstellung eines Profils von Ihnen auf der Grundlage Ihrer Zustimmung), (2) zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt oder (3) für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde. Wir stellen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund Ihres Widerspruchs ein, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten für ein Gerichtsverfahren.
  
• Datenübertragbarkeit. Wir sind verpflichtet, Sie über Ihr Recht zu informieren, Ihre personenbezogenen Daten von uns zu erhalten, damit Sie diese an einen anderen Dienstanbieter weitergeben können.
  
• Widerruf der Einwilligung. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie können dies tun, indem Sie sich von dem Dienst, den Sie abonniert haben, abmelden. Sie können dies auch tun, indem Sie uns eine E-Mail an die unten angegebene E-Mail-Adresse für den Datenschutz senden. Wir werden dann Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft aus unserer Datenbank entfernen.
  
• Einreichung einer Beschwerde. Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Land Ihres Wohnsitzes, eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns einzureichen. Eine vollständige Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie hier.
  

VIII. AUSÜBUNG IHRER RECHTE UND KONTAKTAUFNAHME MIT UNS

Bei KYOCERA steht Ihnen ein Netz von Datenschutzbeauftragten zur Verfügung, die Ihnen bei Ihren Fragen behilflich sind. Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder eine Frage zu diesem Dokument haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail oder senden Sie uns einen Brief an:

• KYOCERA Document Solutions Europe B.V.
• Attn.: Data Protection Officer
  
• Beechavenue 27, 1119 RA Schiphol-Rijk, The Netherlands
  
• email: privacy@deu.kyocera.com

IX. ÄNDERUNGEN AN DIESEM DOKUMENT

Sollten wir dieses Dokument ändern, werden wir es auf unserer Website mit einem geänderten Veröffentlichungsdatum veröffentlichen und Sie gegebenenfalls über Ihr Benutzerkonto über das geänderte Dokument informieren.