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So können Sie Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse optimieren

Ein entsprechendes Dokumentensystem ist für die Produktivitätssteigerung der Teams entscheidend.
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Für das Jahr 2025 liegen Prognosen vor, die besagen, dass die weltweit gespeicherte Datenmenge unglaubliche 175 Zettabyte erreichen wird. Mit dem verstärkten Aufkommen von Remote-Arbeit, Videokonferenzen und Hybrid-Arbeitsbereichen im Jahr 2020 sowie der zunehmenden Nutzung des privaten Internets hat sich das Datenwachstum allerdings weiter beschleunigt. Das Arbeiten in einer zunehmend hypervernetzten Welt sorgt dafür, dass die Prognose von 175 Zettabyte viel zu zurückhaltend ist. 

Für Unternehmen, die sich an diese neue Normalität anpassen, neue Hybrid-Arbeitsumgebungen einführen und folglich mehr digitale Informationen als je zuvor generieren, stellt sich daher die Frage: 

 

Wie gelingt die Datenverwaltung in Hybridbüroumgebungen? 

Zukunftsorientierte Führungskräfte stürzen sich auf künstliche Intelligenz (KI) und Cognitive Computing, um eine Revolution bei der Speicherung, Archivierung, Verarbeitung und Extrahierung von Informationen herbeizuführen.

Im Gegensatz zu traditionellen Datenverarbeitungssystemen, die konsequent der gleichen Logik folgen, werden KI-Algorithmen immer intelligenter, je mehr Daten bereitgestellt und analysiert werden. Sie sollen Trends und Muster erkennen und Prognosen liefern. 

Diese einzigartige Fähigkeit der KI, aus grossen Datenmengen zu lernen, ermöglicht den Benutzern, grosse Mengen an Inhalten zu verwalten und zu steuern. Es scheint fast so, als würde die KI ein Versprechen abgeben, die Art und Weise der Dokumentenverwaltung zu verändern. Für Unternehmen, die neue Strategien für das Dokumentenmanagement einführen, um ihre Hybrid-Arbeitsbereiche zu unterstützen, ist die KI der Schlüssel zur Systemoptimierung für mehr Produktivität, Effizienz und Unternehmenswachstum im Jahr 2020 und darüber hinaus.

1. Automatische Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten  

Während die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) die Texterkennung ermöglicht, geht die KI noch einen Schritt weiter. Sie erkennt nicht nur Texte, sondern kann diese sogar «lesen», korrekt klassifizieren und Arbeitsabläufe auf der Grundlage dieser Klassifizierung anschliessend automatisieren – und das alles in einem Bruchteil der Zeit, die ein Mensch für die Bewältigung all dieser Aufgaben benötigen würde.

Und obwohl sich das System zunächst an einer Reihe von Regeln orientiert, werden seine Identifizierungs- und Verarbeitungsfunktionen durch maschinelles Lernen immer weiter verbessert. Das bedeutet, dass es aus der wiederholten Verarbeitung von Dokumenten sowie aus den Handlungen der Mitarbeiter in Bezug auf diese Dokumente lernen kann.

Ein KI-gestütztes Dokumentenverwaltungssystem könnte beispielsweise zur Identifizierung von Rechnungen eingesetzt werden, indem einzelne Bestandteile wie Rechnungsnummern, Einzelposten usw. erkannt werden, obwohl diese Elemente je nach Unternehmen an verschiedenen Orten und in verschiedenen Schriftarten und Grössen auf einer Rechnung erscheinen, je nachdem für welche Rechnungsformatierung sich das jeweilige Unternehmen entscheidet.

Ein KI-gestütztes Dokumentenverwaltungssystem könnte beispielsweise zur Identifizierung von Rechnungen eingesetzt werden, indem einzelne Bestandteile wie Rechnungsnummern, Einzelposten usw. erkannt werden, obwohl diese Elemente je nach Unternehmen an verschiedenen Orten und in verschiedenen Schriftarten und Grössen auf einer Rechnung erscheinen, je nachdem für welche Rechnungsformatierung sich das jeweilige Unternehmen entscheidet.

 

2. Datenextrahierung  

Durch genaues Lesen von Informationen und Verstehen des Kontexts kann ein KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem die Datenextrahierung auf eine völlig neue Stufe heben – eine Fähigkeit, die wichtiger denn je ist, da die virtuelle Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Dateien die Unternehmen mit immer mehr Daten überschwemmen.

 

3. Dokumenten-Clustering  

Dokumenten-Clustering ist eine weitere Fähigkeit der KI und bezeichnet den Vorgang, bei dem die Dokumente nach Themen ohne vorherige Klassifizierung gruppiert werden. 

Dies kann Unternehmen dabei helfen, zu verstehen, inwieweit Dokumente in einem breiteren Kontext zueinander stehen. Ausserdem kann diese Technologie dabei helfen, Ähnlichkeiten zu finden und Schlussfolgerungen zu ziehen, die sonst vielleicht nicht möglich gewesen wären.

 

4. Erweiterte Dokumentensicherheit   

Die Sicherheit ist eine der grössten Herausforderungen eines Hybrid-Arbeitsplatzes, an dem zahlreiche Endpunkte, Netzwerke und Cloud-Umgebungen geschützt werden müssen. Die KI dient dabei als weiteres Werkzeug zur Verbesserung der Cybersicherheit, die Unternehmen beim Schutz ihrer Daten in ihr Arsenal aufnehmen können.

KI-gestützte Dokumentenverwaltungssysteme können zur Verbesserung der Sicherheit und zum Schutz von Kundendaten beitragen, indem vertrauliche und personenbezogene Daten erkannt und diese Dokumente zur besonderen Handhabung gekennzeichnet werden. Die automatische Klassifizierung und Verarbeitung bedeutet aber auch, dass diese Dokumente nicht an ungesicherten Orten gespeichert werden können, während diese auf ihre Bearbeitung warten.

Die KI kann dazu beitragen, den Benutzerzugriff zu erzwingen, indem hochpräzise und sichere biometrische Techniken wie die Gesichtserkennung eingesetzt werden, um Mitarbeiter zu identifizieren, die über die Zugriffsberechtigung auf diese Daten verfügen, und so die unbefugte Einsicht oder Änderung von Dokumenten zu verhindern.

 

5. Datenanalyse

Die vielleicht aufregendste Perspektive der KI im Feld des Dokumentenmanagements ist das Potenzial für Analysen und der Wert, den diese für die Unternehmen bieten können. 

Kognitive Plattformen als Service (Platforms as a Service; PaaS) heben das Dokumentenmanagement auf eine völlig neue Stufe an, indem sie die gesammelten Daten und Techniken wie maschinelles Lernen, prädiktive Analysen und Datenvisualisierung anwenden, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und Geschäftsprozesse zu optimieren. 

Mit dem verstärkten Aufkommen der KI machen Dokumentenmanagementsysteme rasante Fortschritte. Technologie-Nutzer der ersten Stunde werden die ersten sein, die die Früchte dieser Technologie ernten werden, insbesondere in Hybrid-Arbeitsumgebungen.

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