Anwenderberichte

Digitalisierung bei der Meyer Orchideen AG

Hanspeter Meyer hat sein Unternehmen fest im Griff. Seine wertvolle Produktion ist digital gesteuert und würde ohne entsprechende Software nicht so effizient bewirtschaftet und überwacht werden können.

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Schon früh hat er erkannt, dass man besser arbeiten kann, wenn man die neusten Technologien mit dem Fachwissen kombiniert und sich stetig verbessert.

Doch hatte Hanspeter Meyer bei einem Teil seines Unternehmens gewartet, bis seine Produktion perfekt lief. Erst später packte er auch sein Büro an und das ist klassisch für Schweizer KMU.

Ohne eine gute Administration läuft jedoch kein Unternehmen. Auch braucht es immer noch verschiedene technische Hilfsmittel wie Drucker, Scanner oder sogar noch einen Fax. So sieht man viele Büros, wo viel zu viele teils veraltete Geräte herumstehen. Wenn sie dann noch von verschiedenen Herstellern sind, dann ist ein erhöhter Arbeitsaufwand vorprogrammiert.

Wenn wir z.B. den Fax, den Scanner und verschiedene Drucker durch professionelle Multifunktionsgeräte ersetzen, dann sparen Sie Geld. Denn die erhöhten Kosten sind oft versteckt und nicht klar einsehbar.

Folgende Punkte können versteckte Kosten sein:

  • verschiedene Orte, wo Sie Toner für die Geräte einkaufen müssen
  • Sie lagern Toner von verschiedenen Marken
  • Die Geräte stehen nicht am richtigen Ort. So gibt es Geräte die auf ein grosses Volumen ausgerichtet sind und jedoch in einem Bereich stehen, welcher nicht oft druckt - oder umgekehrt
  • Bei Problemen ersetzen Sie die kleinen Drucker und generieren unnötig Abfall
  • Bei Fragen haben Sie verschiedene Hotlines und diese sind oft im Ausland und die Hilfe ist nicht in unmittelbarer Nähe
  • Die Prozesse im Büro laufen über Papier, obwohl die Zulieferer oder offizielle Stellen Ihnen die Dokumente bereits digital zustellen. Sie drucken also unnötig viel aus
  • Sie drucken zu oft und zu viel in Farbe, weil Sie keine Druck-Regeln im Unternehmen implementiert haben
  • Sie bezahlen Farbstiften, obwohl nur ein extrem kleiner Teil wirklich Farbe braucht
  • Sie verschwenden Zeit mit dem Suchen von Dokumenten
  • Sie haben ein Archiv aus Ordnern, brauchen Platz und Papier
  • Sie wissen nicht, wie viel Abfall Sie beim Ersetzen von Verschleissteilen und Toner generieren

Es ist klar, dass ein Unternehmen andere Sorgen und Prioritäten hat als diese. Jedoch lassen sich hier Kosten sparen und Abläufe optimieren. Also, wieso sollte man dies nicht angehen?

Die Meyer Orchideen AG hat dies erkannt und die Digitalisierung vom Büro eingeleitet. Sie machten es wie viele andere. Sie starteten nämlich mit der Optimierung der Geräteflotte. Statt viele kleine Drucker und Fax gibt es jetzt nur noch zwei Profi-Geräte im Büro.

Bei der Gerätewahl war Hanspeter Meyer wichtig, dass es möglichst umweltfreundliche Geräte sind und die Kosten im Vergleich zu heute sinken. Beide Ziele wurden dank einer kurzen Beratung auch erreicht.

Hier sehen Sie, wie seine Geräte für ihn vorbereitet wurden.

Und dann wurde geliefert.

Die Verpackung der Geräte ist ohne Styropor und damit so umweltfreundlich wie möglich.

Erst danach geht es um die Digitalisierung der Dokumente. Wie dies ging, erfahren Sie hier später.

Wenn Sie nicht warten möchten und selber die Optimierung Ihrer Prozesse angehen möchten, dann kontaktieren Sie uns unter: verkauf@dch.kyocera.com

 

Zahnarzt- Notfallzentrale, Zürich

Beträchtliche Zeiteinsparung, mit optimiertem Dokumenten-Management.

Im Zürcher Verwaltungsbüro einer Zahnarzt- Notfallzentrale wurden bis vor kurzem mehrere Stunden Arbeit nötig um die täglich einkommenden Briefe (Kunden-Anfragen, Rechnungen, usw.) zu verarbeiten und an drei unterschiedliche externe Empfänger weiterzuleiten. Nicht weniger als 300 briefliche Anfragen
kommen täglich in die Zentrale ein. Alle Dokumente mussten eingescannt und dann manuell im entsprechenden Datenverzeichnis am PC abgelegt werden. In einem dritten Schritt wurden die Dokumente per E-Mail weiter verschickt. Der durchschnittliche Arbeitsaufwand pro Tag lag zwischen 4 bis 5 Stunden.
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