Dokumentenprozesse

Problem

Aufwand für Dokumentenerfassung und -bearbeitung

Jeden Tag halten unzählige Dokumente Ihr Business in Gang. So erfolgt allein die Kundenkommunikation zu 90 % über Dokumente. Gemessen an ihrer Bedeutung hat der Umgang mit Dokumenten in vielen Unternehmen oft eine geringe Priorität. Der Kostenfaktor Prozesse wird nicht erfasst und das Optimierungspotenzial nicht erkannt: Wir schätzen, dass mittels optimierter Document & Print Management Solutions & Services die Kosten jährlich um bis zu 30 % gesenkt werden können.

Hinzu kommt in vielen Unternehmen ein ungeregeltes Druckmanagement. Die Folgen sind eine hohe Anzahl von Fehldrucken, das Drucken auf Vorrat, farbig ausgedruckte E-Mails oder das Ausdrucken privater Dokumente auf professionellen High-End-Systemen.

 

PS: Wussten Sie, dass während 7,4 Stunden wöchentlich nach falsch abgelegten Dokumenten gesucht wird?

Keine ganzheitliche Betrachtung

Dokumentenprozesse werden häufig nur auf Abteilungsebene analysiert und optimiert. Die fehlende ganzheitliche Betrachtung und Automatisierung von Dokumentenprozessen sowie die unkoordinierte Druckausgabe ohne verursachergerechte Abrechnung führen im Ergebnis zu einem hohen personellen Aufwand und erheblichen Mehrkosten.

Lösung

Komplett betrachten, vielfältig optimieren

Bevor wir ein Optimierungskonzept erarbeiten, analysieren wir zunächst unternehmensweit Ihre Dokumentenprozesse und -Workflows. Mit SOLUTION CONSULTING erfassen wir, wie effizient Sie Dokumente verarbeiten, weiterleiten und archivieren. Damit wir ein individuelles Anforderungsprofil erarbeiten können, steht Ihnen ein kompetentes Beraterteam zur Verfügung. Nach einer Analyse der Ist-Situation identifizieren wir Ihre Schwachstellen und entwickeln anschliessend ein Re-Design entsprechend Ihrem Anforderungsprofil.

Mehr Automatisierung, weniger Kosten

In vielen Fällen können Sie schon durch den einfachen Austausch von Systemen die Effizienz Ihrer Prozesse deutlich steigern. Denn KYOCERA Systeme verfügen über zahlreiche Scanfunktionen für das Digitalisieren und intelligente Features für die Dokumentenverarbeitung. Darüber hinaus bieten wir Ihnen ein umfangreiches Lösungsangebot zur Digitalisierung und automatisierten Weiterleitung in DMS- und Archivierungssysteme. Mit Lösungen von KYOCERA können Sie komplexe Dokumenten-Workflows effizient steuern oder hochvolumige Druckjobs auf das wirtschaftlichste System routen.

Immer auf der sicheren Seite

Mit SOLUTION CONSULTING sind Sie auch bei der Einhaltung externer Vorschriften wie SOX oder ISO auf der sicheren Seite. Wir kümmern uns z.B. darum, dass wichtige Dokumente immer in der richtigen Anzahl und in der richtigen Ausführung automatisch am richtigen Ort gespeichert werden.

Scroll to top